انتقال یک پیام واضح به دیگران شاید ساده به نظر برسد، اما این فرآیند اغلب مملو از خطاست. بسیاری از افراد برای برقراری ارتباط مؤثر هم به صورت شفاهی و هم مکتوب تقلا می کنند. آنها افکار و ایده‌هایی را منتقل می کنند که منظور مد نظرشان را منعکس نمی کند، و گیرنده پیامشان، آن را بد تعبیر کرده یا دچار سوء تفاهم می شود. این مسئله می تواند منجر به سردرگمی، استیصال، تلاش بیهوده و از دست رفتن فرصت‌ها شود. در این حالت ارتباط مختل شده و همکاری و پیشرفت غیرممکن می گردد.
تحقیقات نشان می دهند که برقراری ارتباط مناسب یکی از مهارت‌های نرم برتری است که مدیران در کارکنان خود به دنبال آن می‌گردند. اما ارتباط تنها درصورتی موفقیت‌آمیز خواهد بود که هر دو طرف فرستنده و گیرنده پیام، پیام‌های اصلی ارسال‌شده را بفهمند.
در این مقاله به نحوه کم‌خطا کردن ارتباطاتتان با استفاده از یک چارچوب هفت مرحله‌ای می‌پردازیم که به‌عنوان فرآیند ارتباطات شناخته می‌شود.
چگونه ارتباط برقرار می‌کنیم؟
آیا می‌دانید که هروقت با شخص دیگری ارتباط برقرار می‌کنید، درحال استفاده از فرآیند ارتباطی زیر هستید؟ به همین دلیل درک این فرآیند شما را در بیشتر آگاه شدن از آنچه هنگام برقراری ارتباط رخ می‌دهد یاری خواهد کرد و مطمئن خواهید شد پیامتان بلند و واضح دریافت می‌شود.
برای اینکه خبررسان مؤثری باشید، باید اطمینان پیدا کنید که پیام‌هایتان واضح، مختصر، دقیق، صحیح و بابرنامه‌اند. رعایت این نکات از بروز سوءتفاهم جلوگیری کرده و تضمین می‌کند که از هر مرحله فرآیند ارتباط، بدون لغزش عبور کنید.
حال بیایید نگاه دقیق‌تری به هفت مرحله این فرآیند بیاندازیم:
1. منبع
منبع همان فرستنده پیام است، به عبارت دیگر، خود شما! و پیام به اطلاعات و ایده‌هایی اشاره دارد که می‌خواهید مخابره کنید. باید درمورد پیامی که می‌خواهید انتقال دهید، شفاف بوده و بدانید که چرا مهم است؟ هدف اصلی‌اش چیست؟ و از این گذشته، چرا باید برای کسی مهم باشد؟ به‌علاوه، مطمئن شوید اطلاعاتی که منتقل می‌کنید مفید و درست هستند.
2. رمزگذاری
این مرحله شامل قرار دادن پیامتان در قالبی می‌شود که بتوانید آن را ارسال کنید و گیرنده هم بتواند به‌راحتی پیام را فهمیده یا «رمزگشایی» کند. موفقیت شما به تواناییتان در انتقال روشن و ساده پیام و حذف زمینه‌های بروز سردرگمی بستگی خواهد داشت. مثلاً، از وجود هرگونه عدم انطباق فرهنگی میان خودتان و گیرنده پیام آگاه باشید. هم‌چنین، از گمانه‌زنی درمورد آگاهی فعلی گیرنده از موضوع، خودداری کنید. شاید شما زیر و بم چیزی را که درموردش حرف می‌زنید بدانید، اما او احتمالاً نمی‌داند.
بخش مهمی از یک رمزگذاری موفق، این است که مخاطب خود را بشناسید. عدم درک و احترام به فرد درگیر در این فرآیند، احتمالاً به ناکامی، بدفهمی، مردود یا حتی نادیده گرفته شدن پیامتان منجر خواهد شد.
3. کانال
بی‌شمار کانال متفاوت وجود دارد که می‌توانید از آنها برای ارسال پیامتان استفاده کنید. کانال‌های ارتباطات کلامی شامل دیدارهای رو در رو، تلفن و کنفرانس ویدیویی می‌شوند. در مقابل، ارتباطات نوشتاری، نامه، گزارش، ایمیل، پیام‌رسانی فوری و پست‌های رسانه اجتماعی را دربرمی‌گیرند. شاید بخواهید فیلم، عکس، تصویر، یا نمودارهایی را در پیامتان گنجانده و نکات اصلی خود را مورد تأکید قرار دهید.
کانال‌های مختلف، نقاط قوت و ضعف متفاوتی دارند. مثلاً، دادن فهرست بلندبالایی از دستورات به‌صورت شفاهی مؤثر نیست، هم‌چنین بهتر است بازخوردهای حساس را شخصاً ارائه کنید، نه ازطریق ایمیل. بنابراین، کانال مورد استفاده خود را با دقت انتخاب کنید.
4. رمزگشایی
رمزگشایی موفق یک پیام، مهارتی هم‌ارز رمزگذاری آن است. به‌منظور رمزگشایی صحیح یک پیام، باید برای دقیق خواندنش وقت بگذارید، یا فعالانه به آن گوش فرا دهید.
سردرگمی، بیشتر احتمال دارد در این مرحله از فرآیند ارتباط رخ بدهد، هرچند معنایش این نیست که همیشه رمزگشاها مقصرند. شاید گیرنده فاقد پیش‌زمینه علمی کافی برای درک پیام باشد، یا شاید یک اصطلاح تخصصی خاص یا زبان فنی مورد استفاده شما را نفهمد. بنابراین لازم است که مسائلی مثل این‌ها را در مرحله رمزگذاری حل کنید.
5. گیرنده
بدون شک، هدف شما این است که مخاطبانتان به شکل خاصی به پیام شما واکنش نشان داده یا دست به اقدام ویژه‌ای بزنند. بااین‌وجود به یاد داشته باشید که هر کس متفاوت است و تفسیر ذهنی خودش را از پیامتان خواهد داشت.
هر گیرنده‌ای که وارد فرآیند ارتباط می‌شود، ایده‌ها و احساسات خودش را به همراه دارد که بر فهم وی از پیام شما و واکنش او نسبت به آن تأثیر خواهد گذاشت. این یعنی وظیفه شما به‌عنوان فرستنده حکم می‌کند که این ایده‌ها و احساسات را هنگام تنظیم پیامتان لحاظ کنید. برای انجام مؤثر این کار، مهارت‌های هوش هیجانی و همدلی خود را بهبود بخشید.
6. بازخورد
مخاطب شما احتمالاً به محض مشاهده یا شنیدن پیامتان، به شما بازخورد خواهد داد. این می‌تواند واکنش‌های کلامی یا غیرکلامی را شامل شود. به این واکنش‌ها دقیقاً توجه کنید، چون نشان می‌دهند که آیا مخاطب پیامتان را درست فهمیده است یا خیر. مثلاً، اگر درمورد یک موضوع پیچیده صحبت می‌کنید، راه ساده‌تری برای بیان مطلب پیدا کنید. آیا می‌توانید آن را به چند مرحله تقسیم، یا اصطلاحات فنی را حذف کنید؟ این کار درک مطلب را برای همه مخاطبانتان فارغ از پس‌زمینه علمی آنها آسان‌تر خواهد کرد.
7. بستر یا زمینه
بستر موقعیتی است که در آن پیامتان را انتقال می‌دهید. می‌تواند فضای فعلی سیاسی و اجتماعی باشد، یا فرهنگ گسترده‌تر (مثلاً، فرهنگ سازمانی یا فرهنگ ملی).
نحوه رفع موانع فرآیند ارتباط
موانع ارتباطی می‌توانند در هر مرحله‌ای از فرآیند ارتباطی ظاهر شوند. بنابراین، برای انتقال مؤثر پیام‌هایتان باید این موانع را از بین ببرید.
بیایید با خود پیام شروع کنیم. اگر پیامتان زیادی طولانی، نامرتب، یا پر از اصطلاحات فنی یا اشتباه باشد، احتمال دارد غلط فهمیده و تفسیر شود حتی ممکن است گیرنده را گیج یا عصبانی کند! استفاده از زبان کلام یا بدن ضعیف هم می‌تواند پیامی را که سعی دارید ارسال کنید، آشفته و درهم کند.
موانع زمینه‌ای از ارائه بسیار سریع حجم زیادی از اطلاعات نشأت می‌گیرند. پس به یاد داشته باشید که اغلب «کمتر، بیشتر است.» از مقتضیات زمانی دیگران باخبر باشید، به‌خصوص با توجه به جامعه فوق‌العاده پرمشغله امروز. درنهایت، پیامتان را در بستر مناسب قرار دهید. حتماً از فرهنگ مخاطب خود اطلاع داشته باشید. این کمکتان خواهد کرد تا پیامتان را به افرادی از پس‌زمینه‌ها و فرهنگ‌های متفاوت با خودتان برسانید.
نکات کلیدی
توانایی برقراری ارتباط واضح و مؤثر، مهارتی در فضای کار است که هرروز خواستنی‌تر می‌شود. بااین‌وجود، بسیاری از افراد با این مهارت درگیرند. شما می‌توانید با کسب درک بهتر از فرآیند ارتباط، خبررسان توانمندتری بشوید. این همان فرآیندی است که در هر بار برقراری ارتباط با دیگران طی می‌کنیم. این فرآیند هفت مرحله را شامل می‌شود که عبارتند از منبع، رمزگذاری، کانال، رمزگشایی، گیرنده، بازخورد، زمینه یا بستر.آشنایی با ابزار های مهارت های ارتباطی
1ابزار چارچوب استراتژی ارتباطات
2مذاکره برد برد
3ابزار برنامه ریزی ارتباطات
4ابزار دستور جلسه
5ابزار ماتریس بازخورد
6ابزار ساختار ارائه
منبع: اکوموتیو
