حضور افراد کلیدی و مناسب، کیفیت و نتیجه‌ی جلسه را افزایش می‌دهد. زمانی که موضوع جلسه مشخص باشد و افراد کلیدی حضور داشته باشند مطمئنا کیفیت جلسه بهتر خواهد شد. جلسات شلوغی که افراد غیر مرتبط در آن حضور دارند، کیفیت مطلوبی نداشته و نمی‌توانند موضوع مورد بحث را به خوبی پوشش دهند.

نویسندگان کتابی با عنوان پنج گام برای افزایش بهره‌وری سازمان معتقدند حضور هفت نفر در جلسات تصمیم‌گیری شرکت ایده‌آل است. حضور افراد بیشتر از این تعداد میزان بهره‌وری و کیفیت تصمیم‌گیری را تا ۱۰ درصد کاهش می‌دهد. همچنین از طرف دیگر حضور افراد کمتر، خلاقیت و مشارکت جلسه را پایین می‌آورد. آن‌ها همچنین معتقد هستند اگر یکی از افراد کلیدی به هر دلیل نتوانست در جلسه حضور داشته باشد از او بخواهید با استفاده از تکنولوژی ویدئو کنفرانس جلسه را دنبال کند.

۴- انعطاف‌پذیر باشید اما روی هدف متمرکز بمانید

اهمیت بیش از اندازه به یک راه حل و عدم تغییر طرز تفکر سریع‌ترین راه بی‌اعتبار کردن یک جلسه است. اینکه شخصی ایده یا راه حل مورد نظر خود را از روی اسلاید ۵۰ صفحه‌ای توضیح دهد هیچ فایده‌ای ندارد. بهترین جلسات، جلساتی هستند که انعطاف‌پذیر بوده و هر شخص آزادانه نظرات خود را بیان کنید. معمولا خلاقیت در چنین جلساتی بسیار بیشتر از جلسات خشک و رسمی است. ایده یا نظر خود را در ذهن داشته باشید اما نظرهای دیگران را نیز بشنوید.

۵- ورود تلفن‌های همراه را به جلسه ممنوع کنید

هیچ چیز بیشتر از چک کردن تلفن همراه نظم و تمرکز جلسه را به هم نمی‌زند. تصور کنید شخصی در جلسه در حال صحبت کردن است درحالی‌که یکی از حاضرین تلفن همراه را زیر میز گذاشته و مخفیانه به کارهای شخصی خود می‌پردازد. این کار تمرکز تمام افراد حاضر در جلسه را به هم می‌زند و جلسه را از موضوع اصلی دور می‌کند. بنابراین از شرکت‌کنندگان بخواهید در تمام مدت جلسه تلفن همراه خود را خاموش کنند. برخی شرکت‌ها در جلسات کاری خود کتاب‌های رنگ‌آمیزی در اختیار کارمندان قرار می‌دهند زیرا معتقدند این کار خلاقیت و تمرکز افراد را به میزان قابل توجهی مخصوصا در جلسات طوفان فکری افزایش می‌دهد.

۶- جلسات را به صورت ایستاده برگزار کنید

این روزها جلسات کاری در بسیاری از شرکت‌ها و مخصوصا استارتاپ‌ها به صورت ایستاده برگزار می‌شود. حداکثر مدت زمان این جلسات ۱۰ الی ۱۵ دقیقه است و در بسیاری از شرکت‌ها تبدیل به یک برنامه‌ی ثابت روزانه شده است. این جلسات تضمین می‌کند تمام افراد تیم درک یکسانی از روند کار داشته و اهداف مشخصی در طول روز دارند. در این جلسات تمام افراد ایستاده هستند و با تمرکز کامل و بدون حواس‌پرتی به صحبت‌های یکدیگر گوش می‌دهند. از آنجایی که استفاده از موبایل یا تبلت در حالت ایستاده سخت‌تر است درنتیجه تمرکز، بهره‌وری و خلاقیت افراد بسیار بیشتر است.

منبع: زومیت

استارتاپس لند